1. Introducción
La Fundación Para La Promoción y Defensa De Los Derechos De La Mujer, en adelante Defensa Mujer, es una entidad sin ánimo de lucro dedicada a la defensa y promoción de los derechos humanos de la mujer en Colombia, realizando actividades de orientación, asesoría y representación legal para mujeres. En el desarrollo de su misión, Defensa Mujer reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de las usuarias que acceden a sus servicios legales a través de su página web. La presente política de uso y privacidad de datos tiene como objetivo informar a las usuarias sobre la manera en que Defensamujer.org.co recopila, utiliza, almacena y protege su información personal, garantizando el cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos.
En cumplimiento de sus objetivos institucionales Defensa Mujer, sigue cuidadosamente el marco legal colombiano aplicable a la protección de datos personales, el cual se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, según el aparte que establece el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En desarrollo de este mandato constitucional, se promulgó la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, cuyo objeto regula el derecho al habeas data y establece disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia. Esta ley ha sido reglamentada y complementada por diversos decretos, entre los que se destacan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales fueron posteriormente incorporados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo. Estas normativas establecen los principios, derechos y obligaciones que rigen el tratamiento de datos personales en el territorio colombiano, buscando garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de las personas.
2. Definiciones
Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Datos Personales: Estos se refieren a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud o a la vida sexual, y datos biométricos.
Titular del Dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, Defensa Mujer.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realicen sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Derecho que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Principios Rectores del Tratamiento de Datos Personales:
El tratamiento de datos personales por parte de Defensa Mujer se regirá por los siguientes principios, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativas aplicables.
- Principio de Finalidad: La recolección y el Tratamiento de los datos personales de las usuarias de Defensa Mujer tendrán como finalidad principal la prestación de los servicios de orientación, asesoría y representación legal en defensa de los derechos de la mujer, así como las finalidades específicas que se informan en la presente política y en los avisos de privacidad correspondientes.
- Principio de Libertad: El Tratamiento de datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado de la Titular, salvo en aquellos casos expresamente previstos por la ley.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información personal que sea objeto de Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho de la Titular a obtener de Defensa Mujer, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de datos personales se sujetará a las limitaciones derivadas de la naturaleza de los mismos y a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. En este sentido, los datos personales solo podrán ser tratados por aquellas personas autorizadas por la Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Principio de Seguridad: Defensa Mujer implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales de las usuarias, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, solo pudiendo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
- Principio de Responsabilidad Demostrada: Defensa Mujer adoptará las medidas técnicas y organizativas necesarias para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y podrá demostrarlo ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta lo requiera.
4. Datos Personales Recopilados:
Defensa Mujer, a través de su página web y los formularios de contacto dispuestos para acceder a las consultas legales, podrá recopilar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identificación y contacto: Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, ciudad y país de residencia. Esta información es proporcionada directamente por la usuaria al completar los formularios de contacto para solicitar asesoría legal.
- Información sobre la consulta legal: Detalles de la consulta legal que la usuaria desea realizar, la cual puede incluir información sensible relacionada con su situación personal, experiencias de violencia o discriminación, o su pertenencia a organizaciones sociales o de derechos humanos. Dada la misión de Defensa Mujer, es altamente probable que se recopilen datos sensibles en este contexto.
- Datos recopilados automáticamente: Dirección IP, navegador y sistema operativo, actividad de navegación en la página web. Esta información se puede recopilar a través de cookies y otras tecnologías de seguimiento para mejorar la funcionalidad del sitio web y la experiencia del usuario.
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5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales:
Los datos personales recopilados por Defensa Mujer serán tratados con las siguientes finalidades principales:
- Registrar y gestionar las solicitudes de consulta legal realizadas por las usuarias a través de la página web.
- Programar y prestar los servicios de orientación, asesoría y representación legal en defensa de los derechos de la mujer, tal como lo establece la misión de Defensa Mujer.
- Comunicarse con las usuarias para dar respuesta a sus consultas, informar sobre el estado de sus solicitudes y coordinar la prestación de los servicios legales.
- Enviar información relevante, actualizaciones y recursos relacionados con los derechos humanos de la mujer y temas legales de interés, siempre y cuando se cuente con el consentimiento explícito de la usuaria cuando sea necesario.
- Mejorar la funcionalidad de la página web, la experiencia del usuario y la calidad de los servicios legales ofrecidos.
- Generar informes internos y estadísticas para el seguimiento y la evaluación del impacto de las actividades de Defensa Mujer, respetando siempre la supresión de la identidad de las titulares cuando la finalidad sea histórica o estadística.
- Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias que sean aplicables a Defensa Mujer como entidad sin ánimo de lucro.
- Gestionar y mantener contacto con personas interesadas en apoyar o que apoyan la misión de la organización.
6. Tratamiento de Datos Sensibles:
Defensa Mujer reconoce que, en el desarrollo de su misión de defensa de los derechos humanos de la mujer y la prestación de servicios legales, puede ser necesario el tratamiento de datos sensibles de las usuarias. De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto en los siguientes casos:
- Cuando la Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital de la Titular.
Dado que Defensa Mujer es una entidad sin ánimo de lucro cuya finalidad es la defensa y promoción de los derechos humanos de la mujer, se acoge a la excepción establecida en el literal c) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos sensibles que sean proporcionados por las usuarias en el marco de sus solicitudes de consulta legal. Defensa Mujer se compromete a obtener la autorización explícita de la Titular para el tratamiento de sus datos sensibles, informándole de manera clara y previa sobre cuáles datos son sensibles y cuál será la finalidad específica del tratamiento. Se informa a las usuarias que la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles es de carácter facultativo. En ningún caso, Defensa Mujer suministrará los datos sensibles de las usuarias a terceros sin su autorización explícita, excepto cuando exista una obligación legal que lo requiera.
7. Derechos de las Titulares de los Datos Personales:
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, las usuarias de Defensa Mujer tienen los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales:
Derecho | Descripción |
Derecho de Acceso | Conocer cuáles datos personales están siendo tratados y cómo. |
Derecho de Actualización y Rectificación | Solicitar la corrección de datos que sean inexactos, incompletos, parciales o que induzcan a error. |
Derecho de Supresión | Solicitar la eliminación de los datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines autorizados, cuando se haya revocado la autorización o cuando el tratamiento no cumpla con la normativa. |
Derecho de Revocación del Consentimiento | Retirar el consentimiento otorgado para el Tratamiento de los datos personales en cualquier momento, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida. |
Derecho a Presentar Quejas ante la SIC | Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por infracciones a la normativa sobre protección de datos personales. |
Derecho a Ser Informado | Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales. |
Derecho de Acceso Gratuito | Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento que motiven nuevas consultas. |
Para el ejercicio de sus derechos, las usuarias podrán dirigir sus solicitudes a través del correo electrónico protecciondedatos@defensamujer.org.co. La solicitud deberá contener la identificación del Titular (nombre completo y número de documento de identidad), la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer el derecho y la petición concreta. Defensa Mujer atenderá las solicitudes en los términos y plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012, es decir, en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Defensa Mujer ha implementado un proceso para la atención de peticiones, quejas y reclamos en materia de tratamiento de datos personales, el cual atendemos en el correo de pqrs@defensamujer.org.co.
8. Medidas de Seguridad para la Protección de Datos Personales:
Defensa Mujer se compromete a proteger la seguridad de los datos personales de sus usuarias y ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para evitar el acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados.
Actualmente, los datos personales recopilados a través del formulario de contacto de la página web de Defensa Mujer y el correo se almacenan y procesan con nuestros proveedores de servicios externos, quienes tienen acceso a la información necesaria para llevar a cabo sus funciones, aplicando altos estándares de seguridad.
Internamente, Defensa Mujer ha implementado controles de acceso estrictos, limitando el acceso a los datos personales únicamente al personal autorizado bajo los principios de necesidad de saber y mínimo privilegio. Se proporciona capacitación regular a los empleados y voluntarios sobre las políticas y procedimientos de protección de datos, enfatizando la importancia de la seguridad y la confidencialidad de la información. Se han establecido procedimientos claros para la gestión de incidentes de seguridad de datos, incluyendo la detección, respuesta y notificación de brechas de seguridad. Se mantiene un inventario actualizado de las bases de datos que contienen datos personales, y se han desarrollado políticas y procedimientos internos para el tratamiento de datos.
9. Política de Retención de Datos Personales:
Los datos personales de las usuarias de Defensa Mujer se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, incluyendo la prestación de los servicios de consulta legal, la respuesta a las consultas y el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias aplicables. El período de retención específico puede variar según el tipo de dato y la finalidad de su tratamiento. Por ejemplo, los datos relacionados con casos legales activos pueden conservarse durante un período más prolongado que las consultas generales. Una vez que el período de retención haya expirado y los datos ya no sean necesarios, se eliminarán o anonimizarán de forma segura de acuerdo con los procedimientos internos de eliminación de datos de la organización y la legislación aplicable.
10. Transferencia y Transmisión de Datos Personales:
Como regla general, Defensa Mujer no transferirá ni transmitirá los datos personales de sus usuarias a terceros sin su consentimiento explícito, excepto cuando exista una obligación legal que así lo requiera.
En relación con las posibles transferencias internacionales de datos, por la ubicación de nuestros proveedores operativos, Defensa Mujer se asegurará de que dichas transferencias internacionales cumplan con la Ley 1581 de 2012.
11. Información de Contacto:
Para cualquier consulta, queja o reclamo, o para ejercer sus derechos como titulares de datos personales, las usuarias de Defensa Mujer pueden contactar a la organización a través del correo electrónico: protecciondedatos@defensamujer.org.co
12. Vigencia y Modificaciones de la Política de Privacidad:
La presente política de privacidad entró en vigencia en 2024. Defensa Mujer se reserva el derecho de modificar o actualizar esta política en cualquier momento para reflejar cambios en la legislación aplicable o en sus prácticas de tratamiento de datos. Las usuarias serán informadas de cualquier cambio sustancial en la política mediante la publicación de la versión actualizada en la página web de Defensa Mujer y, cuando sea apropiado, a través de otros medios como notificaciones por correo electrónico. La fecha de la última actualización se indicará claramente en la parte superior de la política.
13. Aceptación de la Política de Privacidad:
Al acceder y utilizar los servicios de consulta legal ofrecidos por Defensa Mujer a través de su página web, las usuarias reconocen que han leído, comprendido y aceptan expresamente los términos y condiciones de la presente Política de Privacidad y el Tratamiento de sus Datos Personales tal como se describe en este documento. Se recomienda que las usuarias revisen periódicamente esta política para estar informadas sobre cualquier actualización.